Comment utiliser Excel pour contrôler la fréquentation d'une garderie

Créer le modèle

Étape 1

Ouvrez un nouveau classeur Excel avec 13 feuilles de calcul. Vous pouvez ajouter des feuilles de calcul en cliquant sur les onglets au bas de la page. Chacun d'entre eux doit représenter un mois, la dernière feuille de calcul étant utilisée pour les totalisations cumulatives.

Étape 2

Combinez les cellules de C1 à AI1. Entrez le nom du mois, suivi de l'année dans la cellule combinée. Centrez le texte, augmentez la taille des lettres en gras et des lettres pour rendre l'en-tête visible. Ajoutez de la couleur et d’autres éléments graphiques en fonction de vos préférences.

Étape 3

Écrivez le titre "Nom" dans le champ A2 et "Nom" dans le champ B2. Faites ressortir le texte en mettant les lettres en gras et en augmentant la taille du texte.

Étape 4

Ajoutez une dernière colonne à la fin de la cellule AJ1 pour totaliser automatiquement le nombre d'absences du mois. Cette colonne utilisera le format conditionnel pour déterminer le nombre de jours d'absence de chaque enfant.

Étape 5

Entrez les dates du mois dans les colonnes entre C2 et AI2. Appliquez un ombrage aux jours fériés et au week-end, lorsque vous ne prendrez pas les registres de présence

Étape 6

Ecrivez le prénom et le nom de famille de chaque enfant dans les lignes situées sous les en-têtes de colonne correspondants. Triez les informations par nom de famille, classe ou une combinaison des deux.

Étape 7

Copiez et collez ce modèle dans les 12 feuilles de calcul. Cependant, vous devez personnaliser les informations de chacun en modifiant l'en-tête du bon mois et en mettant à jour les dates pour représenter le nombre correct de jours du mois.

Étape 8

Créez un code pour compléter la fiche de présence. Peut-être, "P" pour le présent et "A" pour les absents.

Étape 9

Insérez une formule dans la colonne de mois jusqu'à la date pour totaliser automatiquement le nombre d'absences de chaque enfant par mois. Si vous utilisez "A" pour les absents, la formule du premier enfant est la suivante: COUNTIF ($ C3: $ CAI3, "A"). La formule mixte de cellules peut être copiée et collée dans chaque ligne de la colonne.

La formule ci-dessus suppose que C3 est la première entrée du mois pour le premier enfant qui apparaît dans la feuille de calcul. Modifiez la formule si nécessaire afin que les champs sélectionnés incluent la plage complète de dates du mois.

Étape 10

Copiez les formules dans chacune des 12 feuilles de calcul. Vérifiez à nouveau les formules pour vous assurer qu'elles sont correctes.

Étape 11

Copiez et collez les noms et noms de famille des enfants dans la dernière feuille de calcul si vous souhaitez calculer le nombre d'absences au cours de l'année. Assurez-vous d'inclure les en-têtes correspondants, si nécessaire.

Tabulation de la somme de l'année à ce jour

Étape 1

Créez une formule pour calculer le nombre d'absences pour chaque enfant de la garderie. Pour le créer, écrivez "= sum (") dans le champ année à dater du premier enfant de la liste.

Étape 2

Cliquez sur la première feuille de calcul et sur le total mensuel du premier enfant de la liste.

Étape 3

Maintenez la touche "Shift" du clavier enfoncée et cliquez sur la fin du mois dans la feuille de calcul. Cliquez sur le total mensuel pour le premier enfant de la liste et appuyez sur "Entrée". La formule ressemblera à "sum = ('January: December'! AI3)".

Étape 4

Copiez et collez la formule dans la colonne de l'année à la date de chaque enfant de la liste.