Systèmes de comptabilité manuelle vs. informatisé
Comptabilité manuelle
Les systèmes de comptabilité manuelle utilisent plusieurs livres papier pour enregistrer les transactions financières. Les entreprises disposent de livres comptables distincts pour chaque partie du système comptable, tels que les comptes clients, les comptes fournisseurs et les ventes. Les comptables regroupent ensuite ces livres dans un grand livre, en fournissant le solde de chaque livre. Le grand livre aide à créer des états financiers.
Avantages de la comptabilité manuelle
Bien que fastidieux et fastidieux, les systèmes de comptabilité manuelle offrent certains avantages. Les livres sont faciles à consulter et les comptables peuvent apporter des modifications simples si nécessaire. Les comptes individuels sont facilement réconciliables car les informations sont classées de manière systématique dans chaque livre. Les comptables ont également l’avantage de gérer physiquement chaque livre et de créer des notes dans les comptes des clients concernant les problèmes nécessitant des éclaircissements ou des corrections.
Comptabilité informatisée
Les tableurs et les systèmes d’information comptable obligent les comptables à y saisir les données financières, puis des algorithmes mathématiques calculent les informations dans les livres de comptabilité et les états financiers nécessaires. Les systèmes informatiques permettent également aux comptables de créer une analyse des tendances et de signaler toute variation rapidement et avec précision. De plus, les transactions de toutes les divisions de la société sont accessibles via des systèmes comptables informatisés, offrant aux comptables le meilleur accès aux informations financières.
Avantages de la comptabilité informatisée
La comptabilité informatisée offre plusieurs avantages par rapport à la comptabilité manuelle; les compteurs traitent plus d'informations et plus rapidement, les formules vérifient les totaux calculés et les erreurs sont moins fréquentes. Les systèmes de comptabilité sont également personnalisables par secteur, offrant aux comptables la possibilité d'utiliser des modèles prédéfinis pour leur grand livre. Les comptables peuvent également stocker plusieurs années d’informations financières avec une relative facilité, ce qui leur donne la possibilité de revoir les informations de l’année précédente sans les classer dans des piles de livres.
La meilleure méthode
La plupart des entreprises utilisent un système de comptabilité informatisé pour l’enregistrement et la présentation de leurs informations financières. Ce système permet aux entreprises d’enregistrer avec précision les transactions commerciales et de générer rapidement des rapports financiers pour la revue de direction.
Bien que les fonctions de la comptabilité manuelle aient changé, elles ne disparaîtront jamais complètement. Les comptables doivent examiner les informations présentées dans les rapports financiers du système comptable et s’assurer de leur exactitude et de leur validité. Ils doivent également veiller à ce que toutes les informations financières soient conformes aux principes comptables généralement reconnus et aux autres directives des organismes de réglementation.
