Comment créer un calendrier de groupe dans Outlook

Étape 1

Ouvrir Outlook

Étape 2

Cliquez sur le menu "Action" et sélectionnez "Afficher les programmes du groupe". Cela ouvre une fenêtre avec une liste de tous les horaires des groupes existants.

Étape 3

Sélectionnez l'un des groupes ou créez-en un. Créer un nouveau groupe ouvre une fenêtre. Nommez le groupe et sélectionnez "OK".

Étape 4

Ajoutez des membres au groupe à partir d'un carnet d'adresses, d'une source publique, en tant qu'annuaire d'entreprise ou individuellement. Les membres du groupe en dehors du serveur Exchange interne peuvent être ajoutés s'ils se trouvent sur un serveur Exchange et "partagent" le calendrier ou publient leurs calendriers sur Internet, ce qui est une autre fonctionnalité d'Outlook. Double-cliquez sur un nom ou faites-en glisser un dans le champ "À:".

Étape 5

Vérifiez les planifications en sélectionnant le menu "Action", en choisissant "Afficher les planifications de groupe", en sélectionnant l'heure appropriée et en appuyant sur "Ouvrir". Une fenêtre apparaît avec le nom de chaque membre du groupe et sa disponibilité.

Étape 6

Utilisez la "Demande de nouvelle réunion" pour ouvrir une fenêtre de réunion. Vous pouvez également voir les horaires de groupe lors de la création de la réunion. L'option "Horaires" du ruban "Demande de réunion" ouvre l'agenda du groupe pour indiquer la disponibilité d'une heure de réunion commune. Lors de l'envoi de la "demande de réunion", il suffit de saisir le nom du groupe dans le champ "À". Outlook complétera automatiquement les adresses électroniques.