Comment créer et imprimer un répertoire

Les agendas, les systèmes de classement et les téléphones cellulaires aident à simplifier et à organiser nos vies. Les annuaires téléphoniques font un travail similaire, mais ceux distribués par les compagnies de téléphone locales contiennent souvent des informations étranges et occupent un espace précieux. Il peut être préférable de créer votre propre répertoire en écrivant les informations de contact de vos amis, de votre famille et des autres numéros que vous appelez plus fréquemment. Faites plusieurs copies de l'annuaire téléphonique; gardez-en un au bureau et collez-en un dans votre réfrigérateur avec un aimant décoratif pour vous assurer que les numéros importants sont toujours à portée de main.

Ouvrez Microsoft Excel ou un tableur similaire. Les alternatives gratuites sont OpenOffice pour les utilisateurs de PC ou NeoOffice pour les utilisateurs de Mac.

Dans la colonne de gauche, mettez tous les noms que vous allez inclure dans votre répertoire, avec le nom de famille en premier. Mettez en surbrillance la colonne entière en cliquant sur l'en-tête. Ouvrez le menu Données et sélectionnez "Trier". Sélectionnez l'option "Ascendant" ou "Décroissant" pour mettre les entrées dans l'ordre alphabétique.

Entrez les numéros de téléphone de toutes les entrées dans la deuxième colonne. Dans la troisième colonne, vous pouvez choisir d'ajouter des numéros de téléphone cellulaire ou des informations de contact supplémentaires.

Ajoutez une adresse à toutes les entrées de la colonne suivante. Utilisez les colonnes suivantes pour la ville, l'état et le code postal.

Si vous le souhaitez, vous pouvez écrire les anniversaires et les anniversaires de mariage dans une autre colonne.

Déplacez les en-têtes pour laisser suffisamment d'espace pour toutes les entrées de téléphone portable. Vérifiez l'orthographe. Vérifiez que toutes les adresses, numéros de téléphone et dates ont été entrés correctement.

Enregistrez la feuille de calcul sur votre ordinateur pour ajouter d'autres entrées ultérieurement et pour mettre à jour votre répertoire.

Imprimez le répertoire. Assurez-vous que toutes les entrées tiennent sur des feuilles de papier de format lettre standard.

Créez une couverture pour le répertoire. Ouvrez Microsoft Word ou un traitement de texte similaire. Créez un titre pour votre annuaire téléphonique, tel que "Les amis de Stacy". Ajoutez une date sur la couverture qui vous rappelle quand vous avez créé l'agenda pour pouvoir le mettre à jour plus ou moins chaque année. Si vous le souhaitez, utilisez des images et des lettres préimprimées, imprimez sur du papier de construction, du papier de construction ou du papier pour imprimante ordinaire.

Collez le couvercle. Agrafez toutes les pièces, avec les pages dans l'ordre alphabétique. Vous pouvez également choisir d’utiliser une perforatrice à trois trous et de joindre les pages avec du fil.

Conseil

Si vous utilisez Outlook ou un utilitaire de messagerie électronique similaire, vous pouvez importer vos contacts dans l'annuaire.