Logiciel comptable et financier

Types

De nombreux types de logiciels comptables et financiers sont disponibles, tels que les tableurs, les programmes de comptes fournisseurs, les programmes de facturation et les programmes spécialisés pour la gestion des budgets et des coûts. Chaque type de logiciel financier a un but et de nombreuses sociétés ont plusieurs programmes pour traiter et analyser les données. De nombreuses entreprises ont l'habitude d'associer des logiciels intégrés, tels que QuickBooks, à un tableur, ainsi que des logiciels destinés à des secteurs spécifiques, tels que la construction, les entreprises à but non lucratif ou les entreprises manufacturières. Ces types de programmes sont prédéfinis avec des tâches spécifiques pouvant être différentes d’un secteur à l’autre. Par exemple, un programme de vente au détail peut inclure des modules de capacité de code à barres, de vente et de stock spécifiques à ce secteur.

Les avantages

Un logiciel comptable et financier offre de nombreux avantages par rapport à un système de comptabilité manuelle, tels que la rapidité et la précision. Les ordinateurs permettent des vitesses de traitement inexistantes avec un système de crayon et de bloc-notes. Vous pouvez entrer les données une fois dans un système et celles-ci seront compilées dans les rapports en appuyant simplement sur un bouton. Tous les calculs sont effectués par un système, minimisant les erreurs et les confusions. Un autre avantage de la comptabilité informatisée est que de nombreux processus sont exécutés en même temps. Par exemple, en payant les factures, vous pouvez imprimer les chèques et les relevés de dépenses en même temps sans avoir à vérifier les journaux ou à écrire manuellement les chèques. L'efficacité de l'utilisation du logiciel de comptabilité ne peut être compensée par un système manuel.

Programmes en ligne

Certains fournisseurs de logiciels proposent des services de comptabilité, d’impôts et d’autres besoins financiers en ligne. Le logiciel réside sur le serveur du fournisseur et est accessible aux comptables et au personnel financier de n’importe où et à tout moment. Les données de l'entreprise peuvent être stockées au même endroit que le programme ou à l'emplacement de l'entreprise, en fonction de la configuration en ligne. Ceci est également connu sous le nom de "cloud computing".

L'un des avantages de la comptabilité en ligne est que les entreprises ne doivent pas mettre à jour leur matériel pour s'adapter aux programmes. Si une petite entreprise a de vieux ordinateurs peu fiables, le "cloud computing" est idéal.

Idées fausses

Un inconvénient pour les petites entreprises est l’idée qu’en achetant un programme de comptabilité, elles n’auront pas besoin d’engager un comptable ou des connaissances en comptabilité, car tous les problèmes seront résolus par le système. Ce n'est pas vrai Les programmes comptables et financiers sont des outils, pas des miracles. Il est toujours nécessaire de connaître les bases de la comptabilité pour saisir correctement les données dans le système. Le dicton "garbage in, garbage out" s'applique à la comptabilité informatisée. Souvent, les petites entreprises font appel à des experts-comptables et à d’autres professionnels pour mettre en place leurs systèmes, afin de commencer sur la bonne voie. Les utilisateurs de logiciels de comptabilité doivent être formés au système pour saisir les données au bon endroit et savoir comment extraire des rapports et exécuter toutes les fonctions offertes par le logiciel.

Considérations

La compatibilité est importante lorsque vous examinez un logiciel de comptabilité. Une entreprise qui acquiert un logiciel d'inventaire voudra que le programme fonctionne parfaitement avec n'importe quel système comptable actuel. Les programmes doivent être compatibles pour échanger des informations et être efficaces.

Une autre considération dans l’examen des programmes financiers consiste à en choisir un qui est très populaire et utilisé par de nombreuses entreprises. C'est un avantage dans la recherche d'employés potentiels expérimentés dans le logiciel.