Règles de salutation pour le courrier électronique

Salutations et adieux

Les salutations et les adieux dépendent du type de relation que vous entretenez avec le destinataire de l'e-mail.

Dans votre premier e-mail au destinataire, ouvrez avec "Cher", suivi du nom du destinataire. Habituellement, le nom est correct sauf si votre entreprise est très formelle. Une fois que la relation par courrier électronique a été établie, vous pouvez simplement utiliser le nom du destinataire, ou un message d'accueil plus informel, tel que "Bonjour" suivi du nom du destinataire.

Lorsque vous écrivez à un groupe, utilisez toujours "Cher", car les e-mails en masse ont tendance à être plus formels. N'utilisez pas des salutations telles que "Bonjour" ou "Bon après-midi". Le moment où le destinataire lit le courrier électronique peut être à une heure différente de celle du message d'accueil.

Les adieux suivent les mêmes règles en matière de salutations. Dans un premier e-mail, utilisez des adieux plus formels, tels que "chance", "salutations" ou "sincèrement". Adieu n'est pas nécessaire, mais incluez toujours votre nom en signe d'adieu.

Secteur d'activité

Avant le message d'accueil, l'objet est la première partie des informations lues par votre destinataire. Assurez-vous de le rendre clair, clair et concis, afin que le destinataire comprenne le contenu de votre message et lui accorde l’importance appropriée.

Avec l’arrivée des appareils de poche, certains travailleurs ont pris l’habitude de placer le contenu de leurs courriels dans la ligne Objet, pensant que c’est plus pratique pour le destinataire. Cependant, en réalité, un tel format fait preuve de brusquerie et d'impolitesse.

Le format

Utilisez l'orthographe, la ponctuation et la capitalisation appropriées. Prendre le temps nécessaire pour examiner et corriger les erreurs montre du respect à vos collègues. Un coma mal placé peut changer le sens de la phrase. N'oubliez pas que vos collègues ne sont pas fous des lecteurs et explicitez le contexte, par exemple dans la phrase: ("Travaillez avec lui sur ce projet", qui est "il" et "quel projet"?).

N'écrivez jamais tout en lettres majuscules. TOUT ÉCRIRE DANS LES LETTRES MAJUSCULES LE FAIT COMME CRIER À VOTRE COLLÈGUE.

Rédigez de courts paragraphes qui traitent des objectifs. Soyez amical, mais évitez les blagues et les sarcasmes, qui sont souvent ignorés dans le courrier électronique, sauf si vous êtes proche du destinataire. Enfin, évitez les émoticônes.

Courtoisie

Une étude récente du Computer Communication Newspaper a montré que les expéditeurs de courriers électroniques polis étaient mieux perçus qu'ils étaient plus sympathiques et agréables que ceux qui n'avaient pas une bonne éducation. De plus, les destinataires des courriels étaient plus disposés à travailler avec les expéditeurs courtois.

Vous pouvez faire preuve de courtoisie dans un courrier électronique de la même manière que dans la vie réelle. Utilisez "s'il vous plaît" et "merci" lorsque vous faites une demande.

Encore une fois, prendre le temps de vérifier que votre courriel est grammaticalement correct montre un comportement scrupuleux à vos camarades de classe. Refuser de le faire implique que votre temps est plus important que le leur.