Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de travail?

Signification

Beaucoup de processus de travail peuvent être compliqués et complexes, c'est pourquoi il est important de représenter visuellement la façon dont les tâches sont effectuées pour améliorer la compréhension des employés et pour une plus grande efficacité. Les diagrammes de flux de travail indiquent clairement qui est responsable de chaque étape, de quels documents ils ont besoin, quelles ressources et la durée nécessaire à chaque étape (voir référence 2). Connaître les rôles des employés et les exigences de la production pour la gestion des ressources permet de définir facilement les faiblesses et d’atténuer les goulots d’étranglement. Ce sont des aspects du flux de travail qui entravent et ralentissent le temps de cycle global du processus.

Les avantages

Selon l'Université de Californie à Irvine, les organigrammes présentent les avantages suivants: "compréhension, connaissances, communication, analyse efficace et documentation appropriée". Représenter visuellement le flux de travail permet aux employés non seulement de mieux comprendre leurs responsabilités au travail, mais également le rôle des autres employés, ce qui accroît la responsabilisation. La création d'un diagramme réussi augmente les connaissances sur le lieu de travail grâce aux recherches et à la collecte de données nécessaires. La communication s’améliore également lorsque les employés comprennent mieux le flux de travail (voir référence 3).

Types

Pour représenter visuellement le flux de travail de l'organisation, il existe des formes de diagrammes spécifiques correspondant à différents types d'activités: ovales, rectangles, diamants et cercles. Un ovale indique le début et la fin du flux de travail. Les rectangles représentent tout processus, tâche ou activité d'analyse nécessaire. Les diamants désignent un processus de prise de décision qui se traduit généralement par un flux de travail dans les deux sens. La plupart des diamants reflètent une décision "oui" ou "non" qui doit être prise: si la décision est affirmative, le flux de travail continue sur la trajectoire prévue; Si la réponse est non, le flux de travail peut devoir passer par un autre chemin pour résoudre le problème. Par conséquent, plus le nombre de diamants présents est élevé, plus le diagramme de flux de travail sera complexe pour le représenter visuellement. Les cercles représentent les connecteurs d'une activité à une autre.

Mise en œuvre

Bien que la conception du diagramme de flux de travail puisse être un processus long et prenant, sa mise en œuvre est la partie difficile. Le diagramme n’est pas seulement placé sur le lieu de travail et devrait fournir les avantages escomptés; la plupart d'entre eux doivent être liés à une théorie d'amélioration du flux de travail telle que la fabrication sans gaspillage, Six Sigma ou la gestion de la qualité totale (voir référence 1).

Considérations

Les diagrammes de flux de travail sont étroitement liés aux autres termes utilisés dans l'optimisation du lieu de travail, tels que la planification des processus métier et le contrôle des flux. Un processus, ou mappage de processus, est un concept très similaire aux diagrammes de flux de travail et au flux de travail. Un processus de travail est plus qu'un flux de travail spécifique, mettant davantage l'accent sur les intrants et les extrants, plutôt que sur le transfert de données, de documents et de responsabilités de tâches. Une organisation peut avoir plusieurs processus dans son flux de travail. Bien que les deux soient souvent interconnectés, la planification des activités est davantage axée sur les objectifs à long terme que sur l'amélioration du flux de travail actuel. Les gestionnaires intéressés par le contrôle des flux cherchent spécifiquement à améliorer le contrôle des stocks.