Qu'est-ce qu'un champ dans Microsoft Access?

Considérations de taille

Un champ est un segment d'informations qui, lorsqu'il est groupé avec d'autres segments connexes, fournit un enregistrement détaillé d'un objet spécifique. Diviser les informations en incréments plus petits facilite le travail avec les données. Par exemple, il est plus facile de créer des lettres et leurs étiquettes de publipostage correspondantes si vous avez trois champs pour le nom, tels que "Sir" "John", "Smith" au lieu de grouper comme "M. John Smith", surtout si vous souhaitez que le Vous saluez une lettre avec la mention "Cher John" et vous souhaitez adresser cette lettre à "M. John Smith".

Les champs conservent les données là où elles sont attendues

Dans Microsoft Access, les enregistrements (groupes de champs) sont affichés sous forme de lignes et les champs individuels sont affichés sous forme de colonnes. Le champ désigne et identifie également les informations exactes sur une personne ou une chose. Il indique également à la base de données où certaines informations sont démarrées et où elles se terminent. Un champ intitulé "Nom" identifie les informations réelles (les lettres qui composent le nom) et désigne le point auquel le prénom commence et où il se termine.

Les champs organisent vos données

Les champs fournissent un moyen d'organiser et de trier les informations particulières d'une base de données. Si vous utilisez un nom d'employé à titre d'exemple, trois champs peuvent être impliqués et chaque champ spécifie où le prénom commence et où il se termine, et le sépare du deuxième nom ou du dernier nom. Dans une base de données Microsoft Access, vous pouvez répertorier les noms des employés en fonction de critères sélectionnés pour regrouper tous les employés résidant dans un certain état, puis les regrouper dans les groupes par le nom de famille "A" du "Z"

Différenciation

Le champ fait également la différence entre un enregistrement d'informations et d'autres. N'oubliez pas qu'un enregistrement est un ensemble de champs contenant des valeurs liées à un sujet particulier, tel qu'un nouvel employé. Dans le cas où un employé porte les mêmes prénom et nom, il peut s'agir d'un troisième champ, tel que le nom de suffixe (Jr., Esq., MD) qui différencierait les deux noms similaires (John Smith et John Smith)., Jr.). De plus, il peut y avoir un champ créé dans la base de données pour la "date d'embauche". Ce champ de date de contrat peut être utilisé pour effectuer la classification, le filtrage et la sélection de certains enregistrements (employés spécifiques) qui répondent aux critères spécifiques sélectionnés (date à laquelle ils ont été contractés).

Confusion de champs

De temps en temps, les utilisateurs peuvent se référer au champ en tant que zone de chargement de données dans un formulaire en ligne. Ce n'est pas tout à fait exact. Toutefois, étant donné que le champ lui-même fait en réalité partie d'une table sous-jacente dans Microsoft Access, les informations sont stockées dans la base de données. Le champ dans lequel vous entrez les données du formulaire est en réalité une méthode utilisée pour collecter les données afin de fournir des valeurs aux champs des enregistrements individuels.