Comment concevoir le système de contrôle des documents

Les systèmes de contrôle des documents sont utilisés pour suivre et contrôler les révisions et peuvent être trouvés dans une large gamme d'applications, y compris les logiciels et la législation. La conception d'un système de contrôle de documents dépend du type de document traité et des fonctions de contrôle souhaitées. La sélection d'une option de stockage et d'un type d'interface utilisateur fait également partie du processus de conception d'un système de contrôle de documents.

Déterminez le type de documents que votre système va gérer. C’est une partie essentielle du système de votre système de conception de contrôle de documents. Évaluez quel sera le système de contrôle des documents, un traitement de texte, un fichier informatique à code source, un fichier HTML ou un autre type de fichier. Pensez au type de document que vous devez contrôler et si vous avez également besoin de plus d'un type de document. Par exemple, un système de contrôle de documents juridiques peut nécessiter le traitement de documents Word, de fichiers PDF, de fichiers images, de feuilles de calcul Excel et éventuellement d’autres types de documents.

Planifiez la manière dont les utilisateurs accèdent à votre système de contrôle des documents et le type d'interface utilisateur nécessaire. Certains systèmes de contrôle de document fonctionnent comme des programmes autonomes avec leur propre interface utilisateur graphique, tandis que d'autres y ont accès en tant que partie d'un autre programme, tel qu'un module Word. Vous souhaiterez peut-être un système accessible via Internet à l'aide d'une interface de navigateur. Une fois que vous avez choisi un type d'interface utilisateur, vous pouvez concevoir les détails de conception de l'interface. L'interface utilisateur peut inclure un écran de connexion afin que le système puisse identifier quel utilisateur a apporté des modifications à un document.

Sélectionnez un système de stockage. Votre système de stockage contrôlera la conception du logiciel qui gérera le stockage et la récupération des documents. Votre système de stockage peut être aussi simple qu’un disque dur local, ou complexe comme un système de stockage en nuage, accessible via Internet. Vous devez planifier la capacité de stockage en fonction du type de document et du nombre de documents à contrôler.

Déterminez les caractéristiques de contrôle dont vous avez besoin. La plupart des systèmes de contrôle de document incluent des fonctions de base, telles que la sortie et l'entrée, ainsi que la révision et la comparaison des versions. Les fonctions de contrôle les plus avancées peuvent inclure l'identification d'un groupe de documents qui vont ensemble, par exemple, une certaine version de la compilation de logiciels nécessitant l'approbation de l'enregistrement, plusieurs niveaux d'autorisations, etc. Les fonctions internes doivent également être prises en compte dans votre conception, telles que le stockage de révisions de copies de versions complètes ou uniquement de modifications entre versions afin d’utiliser une version en ligne de la base de données avec les mises à jour appliquées pour atteindre la version actuelle. Une fois que vous avez conçu votre interface utilisateur et vos fonctions de contrôle, vous serez prêt à commencer à créer le système de contrôle des documents.