Comment utiliser Excel comme base de données

Comment configurer une feuille de calcul Excel en tant que base de données

Étape 1

Identifiez les données que vous souhaitez inclure dans la base de données. Avant de pouvoir créer une feuille de calcul en tant que base de données, vous devez savoir quel type d’information vous souhaitez suivre.

Étape 2

Utilisez la ligne 1 comme titre de chaque élément que vous allez suivre. Par exemple, si vous allez utiliser Excel comme base de données pour obtenir des informations de contact, vous devez inclure votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone et d'autres informations jusqu'à la ligne 1.

Étape 3

Mise en forme des lignes 1. Modifiez le format de la ligne 1 pour séparer les en-têtes des données de votre base de données. Pour ce faire, cliquez sur le chiffre situé à côté de la ligne 1, qui met en évidence la ligne entière. Ajoutez votre format, tel que gras, centré et un fond gris.

Étape 4

Geler la ligne d'en-tête. Il utilise la fonctionnalité de gel du panneau afin que les titres apparaissent toujours en haut de la base de données. Dans Excel 2007, cliquez sur le numéro deux à côté de la ligne 2 pour mettre en surbrillance la première ligne sous les en-têtes. Cliquez sur l'onglet Affichage. Cliquez sur Geler les panneaux, puis sur la rangée supérieure. Dans Excel 2003, cliquez sur le numéro deux à côté de la ligne 2 pour mettre en surbrillance la première ligne sous les en-têtes. Dans la barre de menus, cliquez sur Fenêtre> Figer les volets.

Étape 5

Écrire les données Utilisez une ligne pour chaque entrée de la base de données, entrez les informations correspondant aux informations d'en-tête.

Étape 6

Triez les données dans la base de données. Après avoir entré les informations dans la base de données, vous pouvez voir les données de différentes manières. Reportez-vous à la section suivante pour savoir comment trier les données dans une base de données Excel.

Comment trier les données dans Excel 2007

Étape 1

Décidez comment vous voulez trier les informations. Par exemple, les données peuvent être classées par ordre alphabétique par nom de famille ou vous pouvez trier les données par code postal.

Étape 2

Mettez en surbrillance les données de la base de données. Cliquez sur la cellule supérieure gauche qui se trouve à gauche de A et au-dessus de 1. Ceci met en surbrillance la feuille de calcul.

Étape 3

Ouvrez la fenêtre de commande. Cliquez sur l'onglet Données. Cliquez ensuite sur le bouton de tri dans la section de tri et de filtrage. Cela ouvre la fenêtre de tri.

Étape 4

Sélectionnez les données que vous souhaitez filtrer. Dans la colonne, sélectionnez les données que vous souhaitez trier en regard de "Trier par". Si vous souhaitez inclure une classification secondaire (par exemple, prénom si plusieurs personnes portent le même nom de famille), sélectionnez le titre d'une deuxième classification en regard de "Ensuite, par".

Étape 5

Choisissez l'ordre de tri. Par défaut, il est classé par ordre alphabétique (A à Z) ou du plus petit au plus grand nombre. Pour faire autrement, sélectionnez de Z à A dans cet ordre.

Étape 6

Cliquez sur OK Les informations de la base de données seront organisées de la manière que vous avez indiquée.

Comment trier les données dans Excel 2003

Étape 1

Décidez comment vous voulez trier les informations. Par exemple, les données peuvent être classées par ordre alphabétique par nom de famille ou vous pouvez trier les données par code postal.

Étape 2

Remarquez les données dans la base de données. Cliquez sur le chiffre 2 à côté de la ligne 2 pour mettre en surbrillance la ligne entière. En maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur le chiffre suivant dans la dernière ligne avec des données pour mettre en surbrillance toutes les données sans inclure le titre.

Étape 3

Ouvrez la fenêtre de tri. Dans la barre de menus, cliquez sur Données> Trier.

Étape 4

Sélectionnez les données que vous souhaitez filtrer. Dans "Trier par", sélectionnez les données que vous souhaitez commander. Si vous souhaitez inclure une classification secondaire (par exemple, prénom si plusieurs personnes portent le même nom de famille), sélectionnez le titre dans "Après" pour une classification secondaire.

Étape 5

Choisissez l'ordre de tri. La valeur par défaut (croissant) consiste à trier par ordre alphabétique ou du plus petit au plus grand nombre. Pour faire autrement, cliquez sur le bouton radio pour sélectionner Décroissant.

Étape 6

Cliquez sur OK Les données de la base de données seront classées de la manière indiquée.