Comment les ordinateurs sont utilisés en comptabilité

Feuilles de calcul

Les feuilles de calcul peuvent être le principal avantage de l’utilisation des ordinateurs en comptabilité. Les comptables peuvent effectuer diverses activités en utilisant uniquement un tableur. La création de livres comptables, relevés quotidiens, rapports, états financiers et autres instruments est possible avec cet outil. Les compteurs peuvent également stocker ces enregistrements sur un support de stockage amovible pour une utilisation dans différents emplacements. Lier des feuilles de calcul est un autre avantage. Cela permet aux comptables de créer un jeu de données structuré sur les feuilles de calcul.

Logiciel de comptabilité

Les progiciels comptables effectuent une grande partie du travail des tâches comptables traditionnelles. Au lieu de passer de longues périodes de temps à saisir les données dans les enregistrements quotidiens et les grands livres, les comptables peuvent saisir des informations dans le logiciel et permettre au programme d’enregistrer des entrées dans des comptes ou de mettre à jour des rapports. Cela réduit le temps consacré aux tâches mineures et permet aux comptables d'avoir plus de temps pour l'analyse. La génération de rapports est également plus rapide, car le logiciel comprend généralement des formats de rapport prédéfinis.

Fermer automatiquement

Le processus de clôture à la fin de chaque période comptable est généralement une tâche laborieuse. Les tableurs et les programmes de comptabilité offrent des procédures de fermeture automatique pour les entreprises. Une fois que les comptables ont examiné les informations de la période en cours, ils peuvent l’approuver pour fermer les livres comptables. Un clic sur un bouton déplacera les soldes de compte temporaires vers des comptes permanents et réinitialisera le cycle de comptabilisation. Un rapport d'exception peut fournir aux comptables des informations sur les problèmes survenant au cours du processus. Cela réduit le délai de fermeture de quelques jours à quelques heures.

Accès en ligne

Les ordinateurs permettent aux comptables d'accéder à des informations financières via Internet. Les banques, les créanciers, les fournisseurs et d’autres sociétés peuvent utiliser des sites Web en ligne. Les comptables peuvent télécharger des relevés, effectuer des paiements, mettre à jour des informations et analyser des données via ces portails. Cela améliore la rapidité des données préparées par les comptables. Les délais de livraison diminuent également, tandis que les entreprises doivent attendre moins longtemps pour obtenir des documents financiers importants.