Comment entrer les produits dans l'inventaire Quickbooks

Les instructions

Étape 1

Définir la liste des fournisseurs. Quicken intègre les informations relatives aux fournisseurs et aux commandes dans l'inventaire du produit. Vous devez donc d'abord établir une liste de fournisseurs. Pour ajouter un nouveau fournisseur, sélectionnez "Fournisseurs" dans le menu principal, puis "Nouveau fournisseur". Entrez autant d'informations que possible, en commençant par les informations de base telles que le nom du fournisseur, les informations de contact, le type de fournisseur (inventaire), les informations de crédit et le numéro d'identification fiscale du fournisseur. QuickBooks vous permet également de créer des champs personnalisés pour les fournisseurs. Par exemple, certains fournisseurs peuvent exiger un paiement initial pour une commande et vous pouvez ajouter un champ pour l'indiquer en cliquant sur "Définir les champs" lors de la saisie des informations sur le fournisseur.

Étape 2

Établit les articles en stock. Les enregistrements des éléments d’inventaire décrivent le produit et intègrent les coûts associés aux procédures comptables. Assurez-vous de fournir autant de détails que possible lors de la description des produits. Pour ajouter un nouveau produit, sélectionnez "Listes" dans le menu principal, puis "Liste d'éléments" et enfin "Article / Nouveau". Enregistre des informations sur le produit dans les champs suivants:

Type: Comme il s'agit d'un article d'inventaire, sélectionnez "Partage d'inventaire" dans la liste déroulante.

Informations pour les commandes: Enregistre le nom et le numéro d'article du produit, ainsi que le numéro de référence du fabricant.

Description: entrez le nom du produit que vous souhaitez voir apparaître sur les commandes d'achat et les opérations de vente.

Intégration comptable: saisissez le coût de gros, le prix de détail, le nom du fournisseur et le compte de revenu que vous utilisez pour suivre les ventes de produits. Vérifiez auprès de votre comptable si vous ne savez pas quel compte utiliser.

Contrôle de l'inventaire: N'entrez aucune information dans cette section, elle sera automatiquement mise à jour lors de la saisie du produit dans l'inventaire.

Étape 3

Créez des éléments principaux et des sous-éléments pour la variété d'options de produits. Bien qu'il s'agisse d'une étape facultative, la création d'un sous-élément d'un produit peut aider à suivre les quantités en stock et à générer de meilleures données de vente. Par exemple, si vous vendez un produit particulier en quatre couleurs, il peut être très utile de créer un sous-élément de chaque couleur. Pour enregistrer l'inventaire de cette manière, enregistrez d'abord l'article principal, puis le sous-élément:

Article principal: Sélectionnez le type de "pièce d'inventaire" comme vous le faites habituellement et nommez le produit. Mettez un nom générique pour cela, tel que "Bic Roundpoint Pen". Entrez les informations de comptabilisation d'intégration et laissez tous les autres champs vides.

Sous-élément: sélectionnez le type de produit, puis entrez un code pour le sous-élément dans le champ Nom / Numéro. Ce code peut être tout ce que vous voulez, mais vous devez distinguer ce sous-élément des autres avec le même produit principal. Par exemple, identifiez le sous-élément du produit par couleur ou par taille. Cochez la case "sous-élément de" et sélectionnez le produit principal dans la liste déroulante. Remplissez tous les autres champs et cliquez sur "OK" lorsque vous avez terminé.

Étape 4

Entrez les produits dans l'inventaire. Entrez les produits en stock dans la section "Nouvelles transactions" de l'onglet Fournisseur. Lorsque vous saisissez des produits que vous avez déjà payés, sélectionnez "Recevoir des articles". Cette situation est typique si vous êtes nouveau dans QuickBooks et que vous entrez des données historiques ou si vous avez effectué le paiement anticipé avant expédition. Lorsque vous saisissez les produits achetés à crédit, sélectionnez l'option "Recevoir des articles et générer une facture". Sélectionnez le produit que vous souhaitez entrer dans la liste déroulante contenant les enregistrements des articles en stock et entrez la quantité. Sélectionnez "Enregistrer et fermer" ou "Enregistrer et nouveau" pour continuer à saisir les produits dans l'inventaire.