Comment rédiger une lettre demandant un remboursement à un consignataire d'automobile

Une lettre soigneusement préparée est de la plus haute importance si vous souhaitez recevoir un remboursement pour un achat important tel qu'une voiture. Votre demande doit traiter de la question fondamentale. Si le concessionnaire automobile valorise le client et que vous avez un motif légitime pour demander un remboursement, il examinera votre commande.

Contactez le revendeur. Expliquez la nature de votre appel et donnez-lui le nom de la personne chargée des problèmes de service à la clientèle, tels que les remboursements. Informez le concessionnaire de votre intention de demander un remboursement et de la raison. Cela mettra la société en demeure afin que vous soyez au courant de votre commande. Utilisez votre tact si vous estimez que demander un remboursement peut devenir potentiellement controversé. La dernière chose que vous voulez faire, c'est de réduire vos chances de recevoir la demande d'avoir de mauvaises manières.

Utilisez un format commercial pour créer l'en-tête de la lettre. En style, votre nom, adresse et date sont en haut de la page. L'en-tête devrait ressembler à ceci:

Votre nom Votre adresse Votre ville, état et code postal Votre adresse email Date

Créez l'adresse interne, qui comprend le prénom et le nom de la personne à qui vous écrivez. Suivez le même format que votre en-tête:

Prénom et nom de la personne à contacter chez le concessionnaire automobile Votre adresse Ville, état et code postal

L'espacement est important. Idéalement, il ne devrait pas y avoir un espace de plus de deux lignes entre l'en-tête et l'adresse interne.

Créez le message d'accueil dans lequel vous adressez la personne dans la lettre. Une commune est: "Cher M. (Mme) Nom complet." Contrairement à une lettre informelle, veillez à utiliser le nom et le prénom de la personne dans une lettre commerciale, ce qui nécessite une salutation formelle.

Écrivez (ou tapez) le corps de la lettre. C'est là que vous traitez votre point principal. Séparez-le en trois parties: début, milieu et fin. Présentez-vous en utilisant votre nom complet et en expliquant les raisons pour lesquelles vous leur écrivez: demandez un remboursement. N'utilisez pas d'indentation car les lettres commerciales suivent un format de bloc.

Indiquez pourquoi vous méritez le retour dans la partie centrale de la lettre. C'est persuasif, c'est pourquoi elle est professionnelle et passionnée. Indiquez la raison pour laquelle vous pensez avoir droit au remboursement après l’introduction. Demander un remboursement simplement sans explication tombera sûrement sur des oreilles sourdes. Inclure toutes les informations pertinentes et des copies de la documentation qui prend en charge vos arguments. Terminez le corps de la lettre en remerciant le contact et en indiquant votre numéro de téléphone et le meilleur moment pour être contacté.

Fermez la lettre avec "Sincèrement" et signez avec votre nom au bas de celle-ci. Si vous le tapez à la machine, faites de même avec votre nom complet sous la signature.

Conseil

Comprenez ce que la politique de remboursement du concessionnaire automobile avant d'écrire la lettre. Cela vous aidera à définir la lettre, y compris les points spécifiques relatifs au retour de l’argent. Obtenez les noms complets de chaque personne à qui vous avez parlé face à face ou par téléphone. Incluez-les dans l'écriture. Soyez aussi précis que possible et évitez d'utiliser du jargon ou de vous prolonger. Vos lettres d’affaires doivent être concises et aller droit au but. Enfin, vérifiez-le pour éviter les fautes de frappe ou les erreurs grammaticales. Envisagez de faire lire la lettre à quelqu'un d'autre pour obtenir un deuxième avis. Une présentation de type informatique pourrait être plus efficace pour obtenir les résultats souhaités et sembler plus professionnelle. Vous devriez utiliser cette façon si vous n'avez pas de bonnes paroles.

Les avertissements

Vous devrez peut-être faire plusieurs tentatives pour obtenir un remboursement du concessionnaire automobile, notamment plusieurs lettres et appels. Ne pas abandonner après la première tentative. Gardez une trace des dates, heures et conversations avec le personnel, y compris leurs noms.