Comment rédiger une lettre professionnelle

Lorsque vous écrivez une lettre à un ami, la lettre peut être décontractée et décontractée. Cependant, lorsque vous écrivez une lettre professionnelle, appelée lettre commerciale, vous devez suivre certaines directives. Il est tout à fait acceptable d’écrire une lettre chaleureuse et amicale à un partenaire commercial avec qui vous entretenez une relation amicale. La clé est de le faire en suivant le format de la lettre elle-même, comme expliqué dans les étapes suivantes.

Commencez la lettre avec un bloc d’adresses indiquant l’adresse de l’expéditeur. Si vous écrivez la lettre sur un en-tête, cette étape n'est pas nécessaire, tant que l'en-tête indique votre nom complet et l'adresse de l'expéditeur. Passer une ligne.

Entrez une ligne indiquant la date de la lettre. Le format de la date doit être le mois, le jour et l'année ou le jour, le mois et l'année. Vous devez épeler le mois, quel que soit le format que vous choisissez. Il est acceptable d'inclure le jour de la semaine, mais pas nécessaire. Passer une ligne.

Écrivez les informations du destinataire dans un bloc d'adresse. Entrez votre nom complet, y compris le titre, sous le nom "M." ou "Dr.", dans une ligne. Sur la ligne suivante, écrivez le nom de la rue. Écrivez la ville, l'état et le code postal dans la dernière ligne.

Passer une ligne et tapez le message d'accueil. Les lettres professionnelles doivent toujours être adressées à "Dear Mr./Mrs/Dr./etc." suivi du nom de famille du destinataire. Suivez le nom avec deux points. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, adressez-lui une lettre contenant des salutations générales, mais professionnelle, comme "À qui peut intéresser" ou "Cher monsieur ou madame".

Entrez une autre ligne vide et écrivez le texte de la lettre. Vous n'êtes pas obligé d'indenter les premières lignes des paragraphes dans les lettres professionnelles. Gardez la lettre concise, en n’écrivant pas plus de trois ou quatre paragraphes. Entrez des espaces doubles entre chaque paragraphe.

Passer une ligne qui suit le dernier paragraphe. Entrez une ligne de fermeture, telle que «sincèrement». Entrez quatre lignes vierges et écrivez votre nom complet. Écrivez votre titre après votre nom, le cas échéant. Lorsque vous avez fini d’écrire et d’imprimer la lettre, inscrivez votre nom dans l’espace entre la fermeture et votre nom.

Conseil

Si vous joignez d'autres documents à la lettre, ajoutez une ligne au bas de la page indiquant "Annexes:" et le nombre de pages attachées. Si vous souhaitez envoyer une copie à une autre personne, écrivez une ligne en bas indiquant "cc:", suivie du nom des personnes qui reçoivent une copie exacte.