Comment écrire un email professionnel

Le courrier électronique est un moyen courant et commode de communiquer avec des entreprises, des collègues, des employés, des employeurs, des enseignants et d'autres personnes nécessitant une communication formelle. La moindre erreur peut donner une impression négative. Il existe plusieurs manières d'améliorer et d'améliorer votre tag dans un courrier électronique.

Étant donné que les courriels se voient automatiquement attribuer une date et une heure, vous n'avez pas besoin de saisir cette information à moins que vous ne le vouliez.

Commencez l'e-mail avec une salutation. Lorsque vous essayez d’adopter une approche professionnelle, pensez-y comme lorsque vous écrivez une lettre. Faites-le simple avec un "Bonjour" rapide. Si vous savez à qui vous écrivez, il est préférable d'utiliser la forme professionnelle du nom du destinataire (par exemple, M., Mme, Professeur ou Dr.).

Allez droit au but. Le premier paragraphe devrait traiter de qui vous êtes et pourquoi vous écrivez le courrier électronique.

Ne faites pas le tour de la brousse. Le deuxième paragraphe devrait contenir les informations que vous offrez ou la demande que vous faites. Énoncez ce que vous voulez suivi de cette situation.

S'il y a une pièce jointe, mentionnez-la dans le courrier électronique pour que le destinataire sache qu'il doit rechercher et ouvrir des fichiers. De plus, il appelle correctement les fichiers joints pour que le destinataire du courrier sache lequel des fichiers joints se contente de voir son nom.

Fournir une prière de clôture. Commencez par remercier le destinataire pour son temps. La courtoisie est toujours importante, peu importe la longueur du courrier électronique. Il comprend une phrase de suivi exacte du type "je vous contacterai à nouveau avec plus d'informations" ou "j'ai hâte d'entendre vos idées". Si une réponse est requise, veillez à placer les informations dans le message.

Dans votre compte de messagerie professionnel, vous devez avoir une signature configurée. Ce sera automatiquement ajouté au bas de l'email. Vous devez inclure votre nom professionnel complet, le titre du poste et vos coordonnées. Selon la stratégie, vous pouvez inclure un lien vers le site Web ou les pages de réseaux sociaux de votre entreprise.

Conseil

Utilisez les CC et les CCos, le cas échéant, avec votre propre adresse électronique dans la zone "T".

Lisez-le complètement avant de cliquer sur le bouton "Envoyer". Vérifiez l'orthographe et la grammaire avant d'envoyer.

Ajoutez les pièces jointes au fur et à mesure que vous les mentionnez. Cela vous évitera d'envoyer le courrier électronique sans joindre les fichiers.

Utilisez l’espacement et les paragraphes appropriés pour que l’e-mail soit clair. Sur un ordinateur, les paragraphes courts sont toujours meilleurs.

Les avertissements

Ne pas inclure de couleur ou de lettres folles. Gardez la source aussi claire et simple que possible.

Si vous envoyez le même courrier électronique à plusieurs personnes, ne laissez pas l'adresse du destinataire visible dans la zone CC. Utilisez une copie cachée ou une fonction de courrier électronique pour protéger la confidentialité de vos contacts.