Comment rédiger un e-mail de réclamation effectif

Étape 1

Trouvez la meilleure personne pour traiter votre plainte. Par exemple, si vous avez une plainte concernant une entreprise, appelez ou visitez le site Web pour trouver l'adresse électronique pour les plaintes des clients. Si vous envoyez un e-mail de réclamation à la mauvaise adresse, vous pouvez être ignoré.

Étape 2

Recherchez le formulaire approprié pour votre réclamation. Certaines grandes organisations vous demanderont de remplir un formulaire de plainte ou vous demanderont certains types de documents à l'appui de votre demande. Vous pouvez trouver cette information en consultant le site Web de l'organisation ou en appelant le numéro de contact figurant sur cette page. En suivant les procédures appropriées, il sera plus facile pour l’organisation de lire et de traiter votre plainte.

Étape 3

Indiquez le motif de votre demande dans l'e-mail. Cela devrait figurer dans la première ou la deuxième phrase de votre courrier électronique pour attirer l'attention du lecteur. Si vous prenez trop de temps pour en venir au fait, la personne peut commencer à supposer ou à spéculer que le courrier électronique n’est pas très important.

Étape 4

Expliquez et soutenez votre plainte. Soyez précis Par exemple, si vous n'êtes pas satisfait du produit d'une entreprise, indiquez exactement ce qui n'allait pas.

Étape 5

Joignez des photos, des reçus et d’autres informations de support pertinentes dans votre courrier électronique. Notez dans le paragraphe où vous expliquez votre demande, en mentionnant les informations supplémentaires que vous avez jointes.

Étape 6

Détaille une solution Encore une fois, soyez précis sur ce qui devrait être fait. Par exemple, demander le remboursement ou le remplacement d’un produit défectueux. En indiquant la solution souhaitée, votre problème sera résolu plus facilement.

Étape 7

Demander une réponse Indiquez votre nom, votre adresse postale et votre numéro de téléphone à la fin de votre courrier électronique pour faciliter votre contact. Demander une réponse montre que vous prenez votre demande au sérieux, surtout si vous la demandez dans un certain délai.

Étape 8

Vérifiez votre courrier électronique avant de l'envoyer pour vous assurer qu'il est concis, précis et exempt d'erreurs d'orthographe et de grammaire. Les messages de plainte contenant des erreurs paraissant peu attrayants paraissent peu professionnels, tandis que le format correct et le courrier électronique aideront votre plainte à être prise au sérieux.