Comment créer une lettre de facturation

Étape 1

Écrivez le titre de votre lettre de la même manière qu’une lettre normale. Entrez la date en haut, puis laissez quelques lignes vides et écrivez l'adresse complète du destinataire.

Étape 2

Laissez une autre ligne et écrivez "Re:" (acronyme de "à l'égard de") et le motif de votre lettre. Cela peut être "Demande de paiement", "Livraison de facture" ou simplement le numéro de facture.

Étape 3

Incluez une prière de bienvenue si vous avez un nom de contact spécifique dans l'entreprise. Par exemple, "Cher M. Thompson."

Étape 4

Développez le motif de votre lettre sur la première ligne. Allez droit au but. "Veuillez vous reporter à la facture no 2224 de 110, 65 $ ci-jointe pour l'expédition d'appareils électroménagers du 2 juillet 2010", constitue une première ligne simple et directe. Cela doit être court.

Étape 5

Déclarez vos demandes et vos conditions. Soyez précis Par exemple, vous pouvez dire "Selon les conditions générales acceptées, la facture doit être payée dans les 30 jours suivant la date spécifiée ci-dessus".

Étape 6

Il comprend plus d'informations sur ce qui se passera si la facture n'est pas payée à temps, s'il s'agit d'une lettre adressée à un débiteur débiteur. "Vous pouvez perdre votre remise si la facture n'est pas payée dans les 30 jours, nous prendrons des mesures énergiques pour recouvrer cette dette, si nécessaire."

Étape 7

Il comprend des moyens permettant au client de vous contacter si vous avez des questions sur la facture. Cela peut être un numéro de téléphone, une adresse email ou les deux. Terminez la lettre avec un «sincèrement» avec votre nom complet et le nom de la société.

Étape 8

Ajoutez le mot "Pièce jointe" à la fin de la lettre pour informer votre destinataire qu’il doit trouver une page supplémentaire avec la lettre (la facture).

Étape 9

Conservez le même format pour envoyer cette lettre à un fournisseur. Expliquez pourquoi vous n'avez pas payé pour la date (ou quand vous envisagez de le faire) et demandez plus d'informations dans la lettre, si nécessaire. Par exemple, "Nous serons heureux de payer votre facture dès que vous nous fournirez les informations suivantes ...". Ces informations peuvent inclure une confirmation d’expédition ou une liste plus détaillée des produits et services fournis.