Comment créer un manuel de procédure

La planification

Étape 1

Identifiez le public visé par le manuel. Pour cet exemple, il pourrait s'agir du manuel du PDE pour l'entrepôt de la société. Il identifie le travail quotidien dans la division des entrepôts et limite la portée du manuel au rôle de l'entrepôt au sein de l'entreprise en général.

Étape 2

Obtenez les commentaires de quelqu'un qui a un intérêt personnel dans les SOP, par exemple les travailleurs, les superviseurs et les conseillers en sécurité. Faire appel à des experts sur le terrain vous aidera à rédiger les procédures les plus précises et à comprendre comment le manuel est reçu et utilisé à long terme. Une approche d'équipe pour créer le manuel "favorise l'acceptation des PDE par les utilisateurs potentiels", indique le "Guide pour la préparation de procédures opératoires standard" de la US Environmental Protection Agency.

Étape 3

Organisez les procédures du manuel de la manière qui convient le mieux au public et au matériel. Pour l'exemple de l'entrepôt, outre une table des matières et des annexes, les sections du manuel pourraient inclure des équipements de sécurité et de formation, d'expédition, de réception et de manutention.

Étape 4

Formatez les procédures dans chaque section du manuel afin qu'elles soient faciles à lire et à suivre. Certaines procédures peuvent être facilement couvertes en quelques étapes, alors que d’autres nécessitent plus d’étapes et d’organigrammes. Les "Procédures opératoires standard: consignes d'écriture" de l'Université de Pennsylvanie donnent des exemples de situations dans lesquelles il convient d'utiliser des étapes simples et des étapes hiérarchiques par rapport aux graphiques. (Voir Ressources).

Rédiger les SOP

Étape 1

Rédigez un énoncé de but pour chaque procédure en indiquant clairement qui fait le travail, quand, où et pourquoi. Énumérer les dangers susceptibles, par exemple, d’endommager l’équipement ou de provoquer des blessures corporelles. Dressez une liste des réglementations gouvernementales ou des normes de l’industrie à prendre en compte.

Étape 2

Écrivez les étapes des procédures chronologiques dans un format clair et concis. Utilisez des verbes actifs pour commencer chaque étape. Inclure suffisamment de détails pour qu'un nouvel apprenti ou une personne ayant une expérience de travail limitée puisse terminer le travail avec succès et en toute sécurité, sans supervision.

Étape 3

Identifiez tout équipement spécial, qualifications ou documentation supplémentaire nécessaire pour effectuer le travail. Dans l'exemple de l'entrepôt, si un employé doit porter un casque, obtenir une certification de chariot élévateur et utiliser une liste de contrôle des stocks, le statut est indiqué dans la procédure. Inclure des exemples de formulaires ou de listes de contrôle dans la procédure ou dans l’annexe du manuel.

Le suivi

Étape 1

Testez les procédures avant de publier le manuel, proposez le Texas A & M College of Engineering et son "Guide de rédaction des procédures opératoires standard". Demandez à un expert du domaine de passer en revue ces procédures avec précision et à un apprenti de vérifier que les informations ne manquent pas, incitez ceux qui ne réussissent pas le test à revenir à l’étude des procédures.

Étape 2

Formez les travailleurs à l’utilisation du manuel des PDE. Explique la conception du manuel et comment trouver les informations à tout moment. Demandez aux travailleurs de s’approprier les modifications apportées aux procédures manuelles et de les signaler au fur et à mesure.

Étape 3

Créez un système de contrôle de document. Lorsqu'une procédure est examinée, il enregistre les dates et les détails de la révision afin de garantir qu'un enregistrement historique est en place pour chaque procédure. Assurez-vous que des copies des manuels sont disponibles dans les zones où les procédures sont effectuées, informe le "Guide de rédaction des procédures opératoires standard" de l'Université Duke.

Étape 4

Vérifiez l'efficacité des procédures après un certain temps. Si, par exemple, l'équipement, les processus ou les réglementations gouvernementales changent, mettez à jour le contenu du manuel pour refléter les nouvelles informations. Écoutez les commentaires sur son utilisation et incorporez des améliorations.