Comment créer des étiquettes avec Microsoft Word et Excel

Entrer des données dans Excel

Ouvrez un document vierge dans Microsoft Excel.

Créer des en-têtes de colonne Dans la première ligne (ligne 1), écrivez les en-têtes de colonne des données. Par exemple, si vous allez créer des étiquettes postales, vos titres peuvent être "Nom", "Adresse", "Ville", "Etat" et "Code postal". Chacun doit être dans sa propre colonne. En utilisant cet exemple, la colonne 1A serait "Nom", la colonne 1B serait "Adresse", la colonne 1C serait "Ville" et ainsi de suite.

Entrez vos données Une fois que vous avez créé les en-têtes de colonne, vous pouvez entrer vos données en commençant par la ligne 2. Utilisez autant de lignes que nécessaire pour vos données.

Enregistrez les données et fermez le document.

Créer des étiquettes dans Word

Ouvrez un document vierge dans Microsoft Word.

Cliquez sur l'onglet "Correspondance", puis cliquez sur "Tags".

Sélectionnez le type d'étiquette que vous souhaitez créer. Après avoir cliqué sur "Tags", une boîte de dialogue apparaîtra. Cliquez sur "Options" et sélectionnez l'étiquette que vous souhaitez utiliser. Par exemple, si vous avez acheté des étiquettes de courrier Avery 5260 au bureau local des fournitures informatiques, vous pouvez choisir cette étiquette. Sous la rubrique "Marque d'étiquettes", vous devez sélectionner "Lettre américaine". Ensuite, pour le "numéro de produit", vous devez sélectionner "5260". Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Accepter" puis sur "Nouveau document". Un nouveau document de la taille des étiquettes que vous avez sélectionnées apparaîtra.

Sélectionnez les données à importer. Dans "Correspondance", cliquez sur "Sélectionner les destinataires" puis sur "Utiliser la liste existante". Accédez à vos fichiers pour sélectionner le titre du document Excel que vous avez créé. Cliquez sur "Ouvrir" et une boîte de dialogue apparaîtra vous demandant si vous souhaitez sélectionner une "feuille". À moins que vous n'ayez utilisé plusieurs feuilles dans votre document Excel, vous pouvez simplement sélectionner "Feuille 1". Cliquez sur "OK". Après avoir cliqué sur OK, il peut sembler que rien ne s’est produit, mais vos données ont déjà été sélectionnées.

Cliquez sur "Insérer un champ de combinaison". C'est l'endroit où vous placerez les en-têtes de la colonne que vous avez créée. En utilisant l'exemple précédent, cliquez sur les en-têtes tels que "Nom", "Adresse", etc. N'oubliez pas que lorsque vous insérez ces en-têtes, vous devez les placer exactement de la même manière que vous souhaitez qu'ils apparaissent. Pour une étiquette postale, vous pouvez d'abord insérer l'en-tête "Prénom", puis cliquer sur "Entrée". Dans la ligne suivante, insérez la rubrique "Adresse" puis cliquez sur "Entrée". Dans la ligne suivante, vous devez insérer la "Ville" et ajouter une virgule et un espace avant d'insérer le "Etat". Voici à quoi devrait ressembler une carte postale typique: "Nom" "Rue" "Ville", "Etat" "Code postal".

Cliquez sur "Mettre à jour les étiquettes". Les en-têtes apparaîtront sur chaque étiquette du document.

Cliquez sur "Aperçu des résultats". Ensuite, vous pouvez voir à quoi ressembleront vos étiquettes lors de l’importation des données. Si vous souhaitez apporter une modification, cliquez à nouveau sur "Aperçu des résultats" et vous pourrez revenir en arrière et apporter les modifications nécessaires.

Termine la combinaison. Lorsque vous avez terminé de modifier les étiquettes, cliquez sur "Terminer et combinez" et sélectionnez "Modifier les documents individuels". Une boîte de dialogue apparaîtra. Sélectionnez "Tout" et les données seront importées dans un nouveau document.

Sauvegardez vos documents Les étiquettes sont maintenant prêtes à être imprimées.